Таны мэдээллийн сангийн олон мэдээлэл нь төрөл бүрийн цаасан мөрнөөс эхтэй байж магад. “Цаасан мөр” гэж багийн ахлагч түрүүлэн гүйн жижиг цаас тасдан мөр үлдээж, багийнхандаа зам заах зуур үлдсэн гишүүд цаасан мөрөөр нэхдэг сургуулийн сурагчдын уралдаант тоглоомоос гаралтай үг. Цаасан мөр эрэн сурвалжлах сэтгүүл зүйд адил утгаар үйлчилнэ: Таны таамаглалыг дэмжихэд хэрэгтэй баримт бичгийг тодорхойлон, хэрхэн авах стратеги боловсруулна. Нэг баримт бичиг ашиглан дараагийн холбогдох баримт бичигт хүрэх байдлаар илэрнэ. Та цаасан мөрөөр явахдаа олсон зүйлийнхээ холбоосыг эргэн харна.

Та холбоотой байж магад гэсэн анхлан олсон баримт бичгээ хураангуйлан тэмдэглээрэй. Жишээлбэл, нэг хүний товч намтарт (СиВи) түүнийг иргэний дайны (алмазнаас үүдэлтэй зөрчилдөөн үүссэн) хөлд өртсөн нэгэн уул уурхайн компанид хамгаалалтын ажилтнаар ажиллаж байсан гэжээ. Тэр хүн ажлаа  хэрхэн сэлгэснийг товч намтар нь шууд илэрхийлэхгүй байж болно. Одоо тооны чадвар хэрэгтэй болно. Янз бүрийн ажилд ажилласан жилийг нь нэмж үзэхэд нийт хөдөлмөр эрхэлсэн хугацаанаас баримт бичигт дурдаагүй хэсэг байгааг харна. Гэнэт албан тушаалаас буусан эсэхийг харуулах ажлын тэмдэглэл эсвэл компанийн бүртгэл олж болзошгүй. Та эндээс тухайн хүний хөдөлмөр эрхэлсэн түүхийн талаарх баримт бичгийг нэмж хайхад хүрнэ. Та түүнийг хулгайлсан эсвэл залилсан хэмээн хүний нөөцийн хэлтэст гомдол гаргасан байхыг олж магад. Ийнхүү улам цаашлан цагдаа, шүүх, шоронгийн архиваас тухайн хүнтэй холбоотой үл мэдэг сэжим нэхэх болно. Өөрөөр хэлбэл, та нэг баримтаас өөр баримтад хүрэх ба улам баталгаажуулсан нотлох баримт олно.

Та холбогдох болон холбоогүй баримт бичгүүдээ ялгасны дараа өөрийгөө бусдыг хэр ойлгодог эсэхийг нягтлах хэрэгтэй. Тухайн этгээдийн оронд тавьж, юу болсон талаар боломжийнхоо хэрээр зураглана: Тэр юу хийсэн байж болох вэ? Тэр А сонголт эсвэл Б сонголтыг сонгосон бол ямар ялгаа гарах байсан бэ? Ийнхүү та оргүй сэжмийн хойноос утга учиргүй гүйхээс сэргийлнэ. Таван жил гадаадад амьдарч байсан нэг хүнийг шууд Ерөнхийлөгчийн “зөвлөх”-өөр томилсон тохиолдолд түүний талаар Ерөнхийлөгчийн Тамгын газраас мэдээлэл хайх нь ямар ч утгагүй. Энэхүү томилгоо нь олны нүднээс далд, хэдхэн зүйл бүхий хялбар, богино хугацааны гэрээнд тулгуурлан хийсэн байх болно. Үүний оронд тэрхүү хүний амьдарч байсан гэх газар эсвэл аль аль улсын хилээр зорчсон тухай мэдээллийг хилийн чанадаас хайвал илүү үр өгөөжтэй.

Цаасан мөрөөр явахад олон нийтийн мэдэх эсвэл төрийн албаны баримт бичиг ихэвчлэн таарах учир хувь хүнд байгаа баримт бичигт нэвтрэхийн тулд бүтээлчээр эх сурвалж олж авах чадвараа ашиглах хэрэг гарч мэднэ. Олон сэтгүүлч номын сан, архив ашиглах нь энгийн зүйл гэдэг. Үсгийн дарааллаар ангилсан болохоор та эрж байгаа хүнийхээ нэрийг хайж болох ч дандаа санаснаар болохгүй. Хэрэв та компьютерт оруулсан тэмдэглэл ашиглаж байгаа бол тухайн нэртэй холбогдох үр дүн гарах ч дагаад хэрэггүй олон зүйлс илрэх болно.

Олон улс оронд ялангуяа буурай улсад төрийн албаны бүртгэл, тэмдэглэл нь биет байдлаар тоосонд даруулан хадгалагдаж байдаг. Та тухайн өрөөнд нэвтрэх эрхтэй хаалгачтай хэл амаа олж, баримт бичгийг хэрхэн ангилсан болохыг мэдэхийн хамт ашиглаж сурах хэрэгтэй болно. Ийнхүү маш их цаг хугацаа, эрч хүч хэмнэнэ шүү.

Төрсний гэрчилгээ, жолооны үнэмлэх зэрэг нийтийн бүртгэлээс хайж эхлэх нь мөр хайх шилдэг алхамд тооцож магад. Гэхдээ мэдээлэл түгээх цахим сангаас хүний тухай хайхад гайхам ашигтай. Байгууллага бүр өөрийн гэсэн цахим хуудастай (вебсайт), хувь хүний тухайд блог, олон нийтийн сүлжээнд (сошил медиа) хаягтай байдаг. Хэрэв өөрийн жинхэнэ нэрээ ашиглах хүсэлтэй этгээд бол мэдээллийн хайлтын хэсэгт тухайн хүнтэй холбоотой шүүхийн нэхэмжлэл эсвэл их сургуульд суралцаж байсан зэрэг барьцтай мэдээлэл гарч ирнэ. Мэдээ нь орон нутгийн барилга (банк, компани, төрийн байгууллага гэх мэт), хууль ёсны мэдэгдэл (гэрээслэл, нэрээ өөрчилсөн, гэрэлсэн, оршуулсан бүртгэл, дуудлага худалдаа, тендер, хураан авсан/шаардаагүй өмч гэх мэт), баривчилсан, ял шийтгэсэн тухай хувь хүнд хамаарах болон цаасан мөр болгох маш их хэмжээний мэдээлэл агуулдаг. Мэдээллийн дээрх хэсэг бүр таны учрыг нь олохыг хүсч байгаа зангилаанд сэжүүр болно.

Нэгтгэвэл та цаасан мөрөөр:

• >   Вэбээр хайх, архивт очих, тухайн хүний талаар мэдэхийг хүссэн баримт сэлтээ эвлүүлэх хүртлээ эх сурвалжаа шахаж яриулна.
• >   Мэдээллийг зураглах арга ашиглан дээрх баримт бичгийг зураглахын хамт дутагдалтай, зөрчилдөөнтэй, авцалдахгүй байгаа хэсгийг тодруулна.
• >   Дутаад байгаа хэсгийг ямар баримт бичгээр нөхөх эсвэл зөрчилдөөнтэй хэсгийг хэрхэн шийдэхээ эргэцүүлж, эдгээр баримтын мөрөөр нягтлан шалгаж эхлээрэй.