Η ιχνηλάτηση εγγράφων μπορεί να διευρύνει τη βάση δεδομένων σας – εντοπίζετε έγγραφα που χρειάζεστε για να υποστηρίξετε την υπόθεση που έχετε κάνει και αναπτύσσετε μία στρατηγική για να τα βρείτε. Στη πορεία χρησιμοποιείτε ένα έγγραφο για να σας οδηγήσει στο επόμενο σχετικό έγγραφο. Στη συνέχεια, ψάξτε πώς συνδέονται όσα βρήκατε.
Να σημειώνετε ό,τι υπάρχει σε αυτά τα πρώτα έγγραφα το οποίο θεωρείτε πιθανώς σχετικό με την έρευνά σας. Θα μπορούσε να είναι, για παράδειγμα, το βιογραφικό ενός ανθρώπου που λέει ότι εργαζόταν ως προσωπικό ασφαλείας σε εταιρεία ορυχείων σε μια περιοχή όπου έγινε εμφύλιος που συνδέεται με συγκρούσεις συμφερόντων για διαμάντια. Ίσως το βιογραφικό του να μην εξηγεί κάποια κενά στην επαγγελματική του πορεία. Εδώ χρειάζεται αριθμητική. Ελέγξτε το άθροισμα του αριθμού των χρόνων που δούλεψε σε διάφορες δουλειές και τον συνολικό αριθμό των χρόνων εργασίας που εμφανίζονται στο επαγγελματικό του ιστορικό και δείτε σε ποια διαστήματα δεν εμφανίζεται ως εργαζόμενος. Μπορεί να βρείτε αρχεία της εταιρείας στα οποία να φαίνεται αν ο άνθρωπος αυτός έφυγε ξαφνικά από τη δουλειά. Αυτό θα σας οδηγήσει σε άλλα έγγραφα για το επαγγελματικό ιστορικό αυτού του ανθρώπου. Ίσως ανακαλύψετε ότι το τμήμα ανθρωπίνων πόρων έχει καταγράψει κάποια καταγγελία για κλοπή ή απάτη εναντίον του. Θα μπορούσατε κατόπιν να ακολουθήσετε αυτό το ίχνος και να αναζητήσετε αρχεία της αστυνομίας, των δικαστηρίων ή των φυλακών για τον άνθρωπο αυτό, και ούτω καθεξής. Με άλλα λόγια, χρησιμοποιείτε ένα έγγραφο για να σας οδηγήσει σε ένα άλλο και να αποκτήσετε έτσι αποδεικτικά στοιχεία.
Αφού έχετε ξεκαθαρίσει τα σχετικά έγγραφα, μπείτε στη θέση αυτού του ανθρώπου: Τι μπορεί να έχει κάνει; Τι οφέλη θα είχε αν επέλεγε την εναλλακτική Α ή Β, και ποια από τις δύο είναι η πιθανότερη επιλογή; Έτσι ίσως δεν χρειαστεί να τρέχετε πίσω από πράγματα ανύπαρκτα ή ανέφικτα. Μην υποεκτιμάτε την κούραση που συνεπάγεται το ψάξιμο σε βιβλιοθήκες και αρχεία. Αν οι πληροφορίες έχουν ψηφιοποιηθεί, η εισαγωγή ενός ονόματος θα εμφανίσει όχι μόνο σχετικά αποτελέσματα αλλά και αντίστοιχο αριθμό άσχετων αποτελεσμάτων. Και αν βρίσκεστε σε χώρα όπου τα δημόσια έγγραφα είναι ακόμα κυρίως έντυπα, μπορεί να χρειαστεί πολύ κουβέντα για να σας επιτρέψουν οι βιβλιοθηκάριοι να μπείτε στη σχετική αίθουσα και να καταλάβετε πώς είναι οργανωμένα τα αρχεία.
Πολύ συχνά, η αναζήτηση εγγράφων, όπως πιστοποιητικά γεννήσεως ή άδειες οδήγησης, σε δημόσια αρχεία φαντάζει ο καλύτερος τρόπος να ξεκινήσει κανείς. Ωστόσο, απαιτεί πολύ χρόνο και αποφέρει λίγους καρπούς, ειδικά αν η πληροφορία μπορεί να βρεθεί στο διαδίκτυο. Ψάξτε σε διαδικτυακά αρχεία τοπικών εφημερίδων, στο μπλογκ του ή στους λογαριασμούς του σε μέσα κοινωνικής δικτύωσης, καθώς και στον ιστότοπο της εταιρείας στην οποία δούλευε ο άνθρωπος που ψάχνετε για να δείτε τι μπορείτε να βρείτε. Αν έχετε ένα, πραγματικό, ονοματεπώνυμο, ίσως το δείτε να εμφανίζεται σε δικαστικές υποθέσεις ή σε άλλα επίσημα έγγραφα, οπότε να αποκομίσετε μικροπληροφορίες που μπορεί να έχουν κάποια σημασία, όπως το πανεπιστήμιο στο οποίο πήγε ή τη σχέση του με κάποια άλλη πηγή. Στις εφημερίδες μπορεί επίσης να βρείτε τεράστιες ποσότητες στοιχείων που ίσως σας ανοίξουν δρόμο για την ιχνηλάτηση των εγγράφων που χρειάζεστε, όπως, πληροφορίες για τοπικά κτίρια, (π.χ. τράπεζες, εταιρείες, γραφεία δημοσίων οργανισμών), δικαστικές δημοσιεύσεις (π.χ. διαθήκες, αλλαγές ονομασίας, γάμους, κηδείες, κατασχέσεις, δημοπρασίες, διαγωνισμούς, αδιεκδίκητες περιουσιακά στοιχεία), συλλήψεις ή καταδίκες. Κάθε μία από αυτές είναι ένα κομματάκι στο παζλ που προσπαθείτε να λύσετε.
Για να συνοψίσουμε, για να σας οδηγήσει το ένα έγγραφο στο άλλο κάνετε τα εξής:
- > Ψάχνετε στο διαδίκτυο, πηγαίνετε σε αρχεία και πείθετε πηγές να σας μιλήσουν μέχρι να συγκεντρώσετε όσα έγγραφα μπορείτε να βρείτε για έναν άνθρωπο.
- > Χαρτογραφείτε αυτά τα έγγραφα χρησιμοποιώντας τις τεχνικές χαρτογράφησης δεδομένων ενώ ψάχνετε για κενά, αντιφάσεις και ασυνέχειες.
- > Σκέφτεστε τι έγγραφα θα μπορούσαν να καλύψουν τα κενά ή να άρουν αντιφάσεις – και τα ερευνάτε.