Según cuál sea el propósito que se persigue y las circunstancias que rodean la historia, el periodista puede presentarse sin anunciarse aunque pueda considerarse descortés, o también hacer una llamada directa sin aviso previo. Si se impide en forma persistente ver a una fuente, el reportero puede intentar “hacer guardia”, esto es quedarse merodeando en la oficina o tratar de interceptar a la persona en un evento público al que se sabe asistirá. Pero esta estrategia se puede volver en contra. No debería parecer que se tiende una emboscada a la persona a la que desea entrevistarse. Se trata de presentarse educadamente y agradecer una oportunidad para hablarle. Si la persona desconfía, posiblemente necesite contactar a un portero, parte del entorno del potencial entrevistado, y lo convenza de hablar con el periodista. En general, cualquier solicitud de entrevista a una compañía, organización, ente gubernamental o paraestatal demanda una aproximación formal, habitualmente a través de una oficina de prensa. En todo caso, sea siempre educado.

Algo que le puede resultar útil es ensayar una muy breve introducción que cubra todos los puntos principales antes de hacer una llamada telefónica o de encontrarse con alguien. En este punto el periodista debería definir en qué momento piensa revelar a los interlocutores su identidad. ¿En qué circunstancias ocultaría su profesión y fingiría tener otra (por ej.: representante de ventas)? ¿Cómo construiría ese rol de manera convincente?

Una persona que se conoció casualmente en una reunión puede convertirse en una fuente a contactar en el futuro. Hay que preparar un plan y una lista con los temas a conversar. ¿Qué puede interesar a la persona? ¿Cómo puede alentarla a discutir los temas en su lugar de trabajo? ¿Su acercamiento sería diferente según se trate de un empleado de alto rango o de un camarero? No hay que subestimar a las personas que tienen trabajos rutinarios. Se debe ser realista en cuanto al tiempo que le pueden dedicar y que se necesita. Para un ministro de gobierno, 15 minutos es mucho; en cambio, una persona que experimentó un trauma puede necesitar un día entero antes de empezar a hablar.

Si una fuente pide recibir las preguntas por adelantado, el periodista puede acceder a su pedido. Aunque no es lo más aconsejable, una alternativa es enviar una idea general de los temas a tratar. Las preguntas por adelantado – salvo en el caso de algunos expertos que necesiten tiempo para cotejar material especializado – producirán una entrevista artificial. Es conveniente reservar el derecho a formular preguntas complementarias para el caso de que necesite conocer más detalles.

Puede ocurrir que una fuente no quiera hablar pero ofrezca enviar una declaración escrita. En ese caso se debe discutir con el editor la mejor forma de tratar este aspecto en la historia. El Centre for Investigative Journalism sugiere la formulación estándar de la BBC (“Solicitamos una entrevista pero no fue posible, aunque recibimos la siguiente declaración”), seguida de la declaración completa.

Cuando una fuente está dispuesta a hablar, el periodista debe elegir un lugar de encuentro apropiado. La casa o la oficina de la persona le da la ventaja psicológica de jugar de local y le permitirá al periodista verla en su entorno. En el caso de que el lugar de encuentro sea la oficina del reportero, puede que sea un lugar demasiado expuesto como para que el entrevistado se sienta cómodo. Según el tipo de entrevista, se debe evaluar el lugar más conveniente y el clima a crear. Un ambiente muy ruidoso le impedirá grabar la conversación.

Es conveniente confirmar los detalles de la entrevista mediante una llamada o un correo electrónico, para que la persona a entrevistar luego no pueda decir “me olvidé.” Si no se obtiene respuesta, hay que volver a llamar y ser persistente sin ser fastidioso.