பிரசித்தம் வாய்ந்த பாதுகாப்புக் கருவிகள் தொடர்பான மேலதிக விபரங்களை அறியுமுன்னர் கருவி ஒன்றில் தரவுகள் எவ்வாறு களஞ்சியப்படுத்தப்படுகின்றன என்பதை விளங்கிக் கொள்வது முக்கியமானதாகும். வல்லுனர்கள் உறங்கு நிலைத் தரவுகள், பயன்பாட்டில் உள்ள தரவுகள் (Data in use) மற்றும் கடப்பு நிலைத் தரவு (Data in transit) என மூன்று வகைத் தரவுகளுக்கு இடையான வேறுபாடுகளைக் காண்பிக்கின்றனர்.

உறங்கு நிலைத் தரவுகள் என்ற பதம் கருவி ஒன்றில் களஞ்சியப்படுத்தப்பட்டுள்ள தரவுகள் அனைத்தும் உயிர்ப்புடன் அசையாத நிலையைக் குறிக்கின்றது. எனினும் குறித்த தரவுகள் வன் வட்டு (Hard Drive), சேவையகம் (Server), ஆவணக்காப்பகம் (Archives) அல்லது தகவல் தளங்களில் காணப்படும். நீண்ட கால சேமிப்பில் உள்ள உங்களது தரவுகளை பாதுகாக்கும் போது வலையமைப்பில் உங்களது தகவல் கோப்புகளை யாரால் அணுக முடியும் என கண்காணிப்பது அவசியமாகும்.

கடவுச்சொல் மாற்றுவதன் முதற்படி நிருவாகியின் (Administrator) கடவுச்சொல்லை மாற்றுவதாகும். சிலவேளைகளில் நிருவாகிக் கடவுச்சொல் காணப்படுவதில்லை அல்லது மிகவும் குறுகிய கடவுச்சொல் ஒன்று காணப்படும். இதன் மூலம் குறும்பர்கள் (Hackers) உங்களது கருவியினுள் நுழைவது இலகுவாக்கப்படும். இதன் இரண்டாவது படி நிருவாகியின் சிறப்புரிமைகளுடன் கணணியை அடிக்கடி பாவிப்பதைத் தவிர்ப்பதாகும். விண்டோஸ் இயங்கு தளம் விசேடமாக சாதாரண பாவனையாளருக்கு தன்னியக்கமாக அனைத்து உரிமைகளையும் வழங்குகின்றது. உங்களது கணணியில் புதிய நிருவாகிக் கணக்கு ஒன்றை ஆரம்பித்து தேவையான சந்தர்ப்பங்களில் மாத்திரம் அதனைப் பயன்படுத்தவும். உங்களது சாதாரண பாவனையாளர் கணக்கின் பாவனையாளர் உரிமைகளை ஆகக் குறைந்ததாக மட்டுப்படுத்துங்கள். இதன் மூலம் பாவனையாளர் கணக்கில் புதிய பயன்பாடுகளை உட்புகுத்த அனுமதிக்காததன் காரணமாக கணணி வைரஸ் தாக்கத்தில் இருந்து பாதுகாக்கும். இதற்கு மேலதிகமாக வேறெந்த விருந்தினர் பயன்பாட்டு கணக்குகளையும் (Guest User Accounts) வைத்திருக்க வேண்டாம். இதன் மூலம் ஏனையோர் கணக்கின் உரிமைகளை தவறாகப் பயன்படுத்துவது தவிர்க்கப்படும்.